Estamos próximos al vencimiento de los plazos para presentar la declaración de renta del año fiscal 2021.  En vista de la importancia que tiene el tema referenciado, es menester exponer a ustedes la condición actual de esta  importante partida en aras de evitar contingencias:

  1. En la contabilidad del año fiscal 2021 con corte a diciembre del mismo año, por efecto de la consolidación de prestaciones sociales, se determina el valor del pasivo y del gasto por concepto de cesantías, intereses de cesantía y vacaciones.  Este cálculo se hace respecto de cada persona respecto de la cual la entidad empleadora tiene vínculo laboral, generando una cifra en cada concepto que constituye el gasto y el pasivo respectivo.   En el plano tributario este procedimiento es admitido para efectos del costo y/o gasto en la declaración de renta respectiva, conforme a los artículos 105 literal c) y  110 del E.T.
  2. Es conocido, que a través de la Resolución 13 de 2021, la DIAN reglamento la obligación de elaborar la nómina electrónica y las notas de ajuste, disponiendo que debe remitirse por vía electrónica el  documento soporte respectivo.  La norma en cuestión contiene también el anexo técnico,  apartado en el cual describe de manera amplia la manera en que deben diligenciarse dichos documentos.  Leído el anexo técnico se observa que respecto de las cesantías, intereses de cesantía y vacaciones, el criterio de reporte es el momento de pago de los mismos.  Hasta aquí todo pareciera claro y sin lugar a equívocos; no obstante en doctrina reiterada, la DIAN ha sostenido que el criterio de reporte en tales conceptos es el devengo, o el pago o abono en cuenta lo que ocurra primero.  (253 octubre 6 de 2021, 494 3 diciembre de 2021, 8 enero 31 de 2022 y 213 17 febrero de 2022)
  3. A partir de esta posición oficial, que en nuestra opinión riñe con lo regulado en la Resolución 13 de 2021 (norma expedida por la misma DIAN), se ha generado incertidumbre en el manejo de la información que debe reportarse en el denominado documento soporte de nómina electrónica, de manera particular en el correspondiente a diciembre de 2021, mes de gran importancia porque marca el cierre contable y fiscal del año gravable y porque con corte al día 31 la información contable (insumo base de la declaración de renta de 2021) debe contener los valores devengados por concepto de cesantías, intereses de cesantía, vacaciones, en general de prestaciones sociales producto del procedimiento de consolidación respectivo.
  4. El asunto no debería tener consecuencias porque al fin y al cabo la contabilidad del contribuyente debería ser el soporte de los costos y gastos laborales devengados y que no hubieren sido objeto de pago por parte del empleador; sin embargo, el denominado documento soporte de nómina electrónica ha sido elevado a la categoría de tarifa legal probatoria, lo cual en términos prácticos significa que al tener la obligación de generarlo y no contar con el, o haberlo expedido y no incluido los rubros devengados no pagados, el contribuyente se expone al rechazo de estas expensas.  Esto suena y puede parecer absurdo, pero desafortunadamente así se encuentra reglado en el art. 2 de la Resolución 13 de 2021, cuyo texto pertinente transcribo para que sirva de ilustración y fundamento jurídico:

“Artículo 2. Documento soporte de pago de nómina electrónica.

De conformidad con lo establecido en el parágrafo 6 del artículo 616-1 y el inciso 3 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el artículo 1.6.1.4.27. del Decreto 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, el sistema de facturación electrónica es aplicable a los pagos de nómina, de los cuales se genera el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento; constituye el soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionado con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismo”.   (….)

Por su parte la DIAN, mediante doctrina oficial 213 fechada febrero 17 de 2022, ratifica el papel la condición de soporte de costos y gastos del denominado DOCUMENTO SOPORTE DE NÓMINA ELECTRÓNICA en los siguientes términos:   

“En cualquier caso, al momento de presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios deberá el contribuyente contar con los documentos soporte de los costos, deducciones e impuestos descontables que se pretendan imputar en la referida declaración presentada ante la Administración Tributaria, los que, a su vez, deben ser congruentes y tener la vocación de soportar los valores de las operaciones económicas que se pretendan hacer valer. Adicionalmente, se informa que dichos soportes deberán conservarse por el término establecido en el artículo 632 del Estatuto Tributario, tal como lo dispone el artículo 23 de la citada Resolución DIAN 000013 de 2021.”   

e. Qué hacer ante esta situación, si al cumplir la obligación de elaborar la nómina electrónica del mes de diciembre de 2021, el contribuyente dando aplicación a lo dispuesto en la Resolución 13, aplicó el criterio de pago respecto de los rubros cesantía, intereses sobre cesantía, vacaciones y en general partidas devengadas en desarrollo de la relación laboral y se quiere modificar esta situación en aras de evitar una contingencia de partidas no deducibles en la declaración de renta del año fiscal 2021?   La resolución 13 citada en su artículo 8 establece que:

“Artículo 8. Plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación.

Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información-, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo.”

Se observa, que la solución sería la expedición de las notas de ajuste respectiva (una por cada trabajador) respecto a la nómina electrónica del mes de diciembre, incluyendo si no se hizo los valores devengados por concepto de cesantía, intereses sobre la cesantía, vacaciones y demás rubros devengados no pagados por el empleador.   No obstante, si nos atenemos al contenido literal de la norma reglamentaria, según el cual, dicha posibilidad se agota dentro de los 10 días siguientes del mes al cual corresponde el pago o abono en cuenta, no sería posible esta opción.  

No obstante lo dicho, mediante doctrina  213 fechada febrero 13 de 2022, la DIAN señala que la nota de ajuste puede expedirse en un período posterior una vez identificado el error u omisión:

De otra parte, tratándose del plazo para la generación de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe tener en cuenta que las mismas están definidas por el numeral 12 del artículo 1 de la Resolución DIAN No. 00013 de 2021, así:

“12. Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN”.

Por su parte, el artículo 8 previamente citado dispuso que la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste debe efectuarse “dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador”, sin distinguir dicha transmisión para cada uno de los documentos electrónicos y, específicamente, sin que se pueda cumplir con la finalidad de las notas de ajuste que, tal como se expresa en la definición regulatoria, es por medio de las cuales “se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido” (Subrayado fuera de texto).

Así, entiende este Despacho que al tratarse de la posibilidad de corregir errores aritméticos o de contenido, dichos errores pueden ser advertidos por el sujeto obligado con posterioridad al mes al cual corresponde el pago o abono en cuenta objeto del documento electrónico originario del ajuste. Lo anterior puesto que, de lo contrario, no se cumpliría con la finalidad de que la nota de ajuste permita corregir errores aritméticos y de contenido una vez validado el documento electrónico que fue previamente transmitido a la DIAN, objetivo que es la esencia de la existencia del documento electrónico denominado “nota de ajuste”.

De manera que, de conformidad con los criterios de interpretación sistemático y teleológico de las normas jurídicas, para esta Subdirección la limitación temporal que se impone al obligado de transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta objeto del documento electrónico, aplica para el documento soporte de pago de nómina electrónica originario y no para las notas de ajuste al mismo.

En consecuencia, tratándose del límite temporal que tiene el sujeto obligado para generar y transmitir para validación las notas de ajuste a los documentos soporte de pago de nómina electrónica, deberá tenerse en cuenta lo explicado por esta Subdirección en el Oficio No. 914809 de 2021: “toda vez que las notas de ajuste son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, una vez se conoce el error por parte del sujeto obligado, éste deberá dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente generar y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente”. (Subrayado fuera de texto).

CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIÓN.

A fin de evitar discusiones innecesarias y onerosas para las empresas sugerimos:

  1. Verificar el criterio de reporte aplicado en la nómina electrónica correspondiente al mes de diciembre de 2021 respecto de las cesantías, intereses sobre cesantías, vacaciones y otros rubros devengados y no pagados en dicho mes.
  2. Si el criterio de reporte hubiere sido el momento del pago, y por tanto los montos devengados no hubieren sido reportados, utilizar la opción de elabora y remitir por vía electrónica a la DIAN  las respectivas notas de ajuste a lo nómina de diciembre respecto de los rubros devengados y no pagados en dicha vigencia.

ANEXO ÚNICO.

Para su conocimiento adjunto el texto de la doctrina DIAN 213 fechada febrero 17 de 2022.

RAÚL FERNANDO HOYOS CALDERÓN
DIRECTOR DE IMPUESTOS

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