Ha sido expedida la Resolución 13 con fecha febrero 13 de 2021, por la  cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento.  

Revisando el texto de esta disposición destacamos los siguientes apartes:

1. Es un documento de 299 páginas distribuidas de la siguiente manera:  4 para abordar los considerando, 26 contienen la regulación sustantiva plasmada en 37 artículos y las 269 restantes destinados a los detalles del denominado anexo técnico.
2. Establece que el soporte de pago de nómina electrónica, es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado.
3. Obligados. Son aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a su cargo, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA cuando aplique.  Obsérvese que la norma no establece excepción alguna, imponiendo esta obligación instrumental a cualquiera que sea contribuyente del impuesto de renta y tenga la condición de empleador en desarrollo de contratos de trabajo, sin que sea relevante si está o no obligado a expedir facturar electrónica de venta.
4. El documento soporte de pago de nómina electrónica, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual.
5. Calendario de implementación.  Están previstos tres calendarios a saber: el uno en función del número de empleados, que entendemos aplicable a quienes tienen actualmente la condición de empleadores; el dos para los nuevos sujetos que deban cumplir la obligación y que lo entendemos aplicable en aquellos casos en los que el nuevo empleador adquiera dicha condición en un momento posterior a la fecha prevista en el calendario uno y un calendario para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta, quienes deben iniciar el proceso de habilitación en marzo 31 de 2022 y comenzar a cumplir la obligación a más tardar el día 31 de mayo de 2022.  

El calendario previsto para quienes a la fecha tienen la condición de empleadores, y su fecha de adopción está en función del número de empleados es el siguiente:

6. La transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste respectivas deberá efectuarse dentro de los primeros 10 días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta.

7. Los contribuyentes soportarán sus costos y gastos mediante los medios de prueba que tenga implementados, hasta la fecha máxima determinada por la DIAN para iniciar la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento.   De esta manera,  una de las consecuencias por no dar cumplimiento efectivo esta disposición sería la no procedencia de costos y gastos laborales incurridos en la declaración de renta, a partir de la fecha en que conforme al calendario sea exigible la obligación. 

RAÚL FERNANDO HOYOS CALDERÓN
DIRECTOR DE IMPUESTOS

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