Es importante tomar en consideración la obligación prevista en el art. 5 de la Resolución 12 fechada febrero 9 de 2021.   En términos prácticos, se refiere al documento soporte de costos, gastos e impuestos descontables que debe elaborar el adquirente cuando realiza operaciones con personas y/o entidades no obligadas a expedir factura o documento equivalente, el cual, deberá generarse y transmitirse a la DIAN para su respectiva validación electrónica.   

La recomendación es tratar el estado actual de esta situación con su proveedor tecnológico de factura electrónica con el tiempo debido,  a fin de evitar circunstancias de incumplimiento que pueden traer como consecuencia el rechazo de costos, gastos e impuestos descontables (en sus declaraciones de renta – año 2021 y posteriores-  e impuesto sobre las ventas  – año fiscal 2021 y siguientes-) por operaciones posteriores a la fecha en que es exigible esta obligación (julio 1 de 2021)

En la actualidad hay diversos retos de cumplimiento en materia de tarifa legal probatoria (es decir requisitos consagrados en la normatividad fiscal que definen de manera detallada los contenidos y manera en que deben generarse los documentos para su validez tributaria), y que para efectos de control y facilidad en los procesos de cumplimiento y determinación impositiva en materia de impuesto sobre la renta y complementarios e impuesto sobre las ventas, implican replantear la manera de acreditar el reconocimiento contable respectivo.  A manera de ejemplo, es recomendable generar comprobantes soporte de causación contable (por ejemplo usar una codificación que distinga las transacciones en donde hay incumplimiento) que permitan identificar y cuantificar:

1. Los pagos realizados en efectivo,  para la correcta aplicación de la restricción prevista en el art. 771-5 del E.T.   Recordemos que esta norma plantea dos restricciones que deben evaluarse para la correcta determinación impositiva, la una general y la otra individual.   En ambos casos es necesario y deseable que el sistema de información contable arroje la información requerida sin que sea necesario acudir a procedimientos complejos de obtención manual.
2. Los pagos por concepto de servicios prestados por personas naturales que no cumplan con la acreditación debida de los aportes en seguridad social que incluye pensión (cuando fuere obligatoria), salud y riesgos laborales.  
3. Los pagos o abonos por beneficiario (es decir por empleado) respecto de los cuales no se cumple el presupuesto de generación de nómina electrónica una vez dicho soporte sea exigible.
4. Los pagos o abonos no soportados con factura electrónica.  Este control será de gran utilidad en particular porque:

1. La factura electrónica es soporte fiscal de costos, gastos e impuestos descontables.    
2. En las entidades generadoras de saldos a favor en renta y/o iva, que sean susceptibles de compensación y/o devolución y que para efectos de optimización financiera decidan aplicar el mecanismo de devolución automática previsto en el artículo 855 del Estatuto Tributario. Es importante considerar que en condiciones normales el término para resolver una solicitud de compensación y/o devolución es de 50 días, mientras que en la modalidad automática es de sólo 15 días, situación que en términos de flujo de caja y costo de oportunidad es relevante.   La devolución y/o compensación automática, requiere como uno de los requisitos acreditar que más del 85% de los costos, gastos e impuestos descontables están soportados con factura electrónica.
3. Por lo expuesto en los literales a) y b) anteriores, la obtención del soporte fiscal debido, además de un asunto de cumplimiento formal, se debe concebir como una estrategia indeclinable y no negociable de OPTIMIZACIÓN FISCAL Y FINANCIERA.

5. Los pagos al exterior que no cumplen prepuestos para su validez fiscal, igual situación debe considerarse respecto de gastos por concepto de amortización que provienen de erogaciones incurridas con proveedores del exterior respecto de los cuales no se han cumplido los presupuestos fiscales de aceptación.  En cada caso se deben observar los presupuestos de validez tributaria (las tarifas legales) para establecer las situaciones de incumplimiento.  Para el efecto es recomendable analizar:

1. Operaciones en las cuales es obligatoria la realización de la retención a título de impuesto sobre la renta, en razón a que el pago o abono para el beneficiario es considerado como una renta de fuente nacional.   En estos casos la no realización de la retención conforme a los arts. 406 a 419 del E.T.  Ejemplos (no es una numeración exhaustiva):

1. Servicios prestados en Colombia
2. Servicios técnicos prestados en Colombia
3. Servicios técnicos prestados desde el exterior que impliquen aunque sea un mínimo de intervención humana por parte del proveedor
4. Servicios de asistencia técnica prestados en Colombia
5. Servicios de asistencia técnica prestados desde el exterior
6. Regalías por explotación de intangibles usados en Colombia.  Ejemplo:  pago de licencias para uso de software, uso de marcas, etc
7. Consultoría prestada en Colombia
8. Consultoría prestada desde el exterior
9. Etc

b. Operaciones en las cuales es obligatorio cumplir con el requisito de registrar contratos y modificaciones a los mismos ante la DIAN.  Es el caso de los contratos de importación de tecnología, patentes y marcar previsto en el art. 123 del E.T.

c. Operaciones en las cuales, no es obligatoria la retención en la fuente a título de renta pero la deducción de la expensa está sujeta al límite previsto en el art. 122 del E.T.  Es el caso de servicios prestados en el exterior tales como arrendamiento de bienes, hotelería, transporte, servicios logísticos, etc, o el caso de compra de derechos patrimoniales sobre intangibles (Ej.  Comprar los derechos patrimoniales de un software o una marca)

d. Separar operaciones realizadas con proveedores domiciliados en países con los cuales no se tiene en operación un CDI Convenio para Evitar la Doble Imposición de aquellas efectuadas con proveedores domiciliados en jurisdicciones con las cuales opera una CDI. Ejemplo:   Hay casos en los cuales será necesario evaluar si respecto de los servicios técnicos, de asistencia técnica o consultoría es o no aplicable la cláusula de la nación más favorecida pacta en el CDI suscrito con el Reino Unido de la Gran Bretaña y la República de Irlanda para establecer si hay o no lugar a retención en la fuente a título de renta.

RAÚL FERNANDO HOYOS CALDERÓN
DIRECTOR DE IMPUESTOS

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