Por tratarse de un asunto relevante en la gestión tributaria de las organizaciones, acompaño cuadro resumen de pronunciamientos plasmados por la DIAN en el concepto unificado 106 fechado agosto 19 de 2022, se trata de operaciones de común ocurrencia y que generan inquietud en la comunidad con relación a la obligación de expedir factura electrónica de venta y/o documento equivalente
| No. | Asunto | Tesis oficial |
| 1 | Retiro de inventarios | Se trata de una operación que puede tener distintas características, tales como, retiro para auto consumo, muestras gratis, obsequios, donaciones, publicidad, entre otras, y toda vez que la operación está considerada legalmente como una venta, es el facturador quien hará las veces de adquiriente y vendedor, por lo cual, así deberá disponerlo en la respectiva factura de venta dando cumplimiento con el requisito de expedición y entrega de la misma |
| 2 | Anticipos y pagos anticipados | La diferencia entre anticipo y pago anticipado cobra relevancia en materia de facturación, lo anterior porque al ser los anticipos una simple entrega a buena cuenta, destinada al objeto de la prestación debida, estos no requieren factura, ya que no obedecen al pago de la venta del bien o prestación del servicio acordados, es decir, no remuneran dicho acuerdo. En contraposición, los pagos anticipados, obedecen a una retribución del pago del contrato y por ende, dan lugar a la obligación de facturar, ya que se está pagando en parte, la suma debida como contraprestación por la venta o prestación del servicio acordada entre las partes. |
| 3 | Obligación de facturar por parte de los contratistas por el cobro de gastos de desplazamiento, permanencia y de viaje que hagan parte del desarrollo del contrato suscrito | Solamente cuando un prestador de servicios esté considerado por las normas vigentes como un sujeto no obligado a facturar podrá no expedir factura o documento equivalente. De lo contrario, todos los valores que éste cobre por hacer parte de las prestaciones de servicios efectuadas a la parte contratante deberán ser facturadas por el sujeto obligado, para lo cual, éste deberá expedir la respectiva factura electrónica de venta o, en caso de ser procedente, el documento equivalente dispuesto por las normas vigentes para probar dicha operación.
Lo anterior siempre y cuando no se trata de un reembolso de gastos, caso en el cual no es procedente la expedición de factura de venta o documento equivalente como se explica en el acápite pertinente.
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Cómo se cumple con la obligación de expedir factura electrónica de venta cuando se está frente a operaciones con las Empresas Promotoras de Salud -EPS por los copagos y las cuotas moderadoras? | En este contexto, las EPS en relación con los copagos y cuotas moderadoras deben expedir factura electrónica, así los pagos por tales conceptos correspondan a bajas denominaciones y, si bien, existe la opción de expedir el documento equivalente denominado tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. éste no las eximirá de tener que estar habilitadas como facturadores electrónicos porque deben estar en capacidad de expedir la factura electrónica de venta cuando alguno de sus adquirientes se la solicite.
Ahora bien, cuando no hay lugar a pago compartido a cargo del usuario, por cumplirse los supuestos normativos para que ello opere así, la entidad prestadora del servicio debe facturar a la entidad pagadora la totalidad del servicio. De acuerdo con la normativa vigente, en principio, tiene que facturarse la totalidad del cobro del servicio a la entidad pagadora, pero como no hay lugar al cobro del copago o cuota moderadora al usuario, en este último evento no habrá lugar a la expedición de la factura al usuario |
| 5 | Deben los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido expedir factura? | De conformidad con el artículo 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el Decreto 358 de 2020, son sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido. No obstante, la misma norma dispone que su obligación empezó a ser exigible desde el 01 de septiembre de 2020 |
| 6 | ¿Deben las instituciones educativas expedir factura de venta por el cobro de la matrícula? | Cuando las entidades de educación presten un servicio, deberán soportar esta operación con la expedición de la respectiva factura electrónica de venta, conforme a lo dispuesto en el Decreto 1625 de 2016 y la Resolución 000042 de 2020 o la norma que haga sus veces.
Lo anterior, debido a que dentro de los documentos equivalentes vigentes, dispuestos en el artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016, no se encuentra ninguno destinado para estos sujetos u operaciones. Finalmente, se reitera que la obligación de facturar es independiente a la causación del impuesto sobre las ventas |
| 7 | ¿La obligación de facturar aplica para las empresas que generan ingresos a través de máquinas dispensadoras o expendedoras, conocidas como máquinas “vending”? | A partir de todo lo expuesto se concluye que, independientemente de la forma de operar de las máquinas dispensadoras, expendedoras o vending quienes realizan operaciones de venta a través de ellas, por ese sólo hecho, no están excluidos de facturar. En consecuencia, deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta o documento equivalente, por ser los sistemas de facturación vigentes. Si bien esto es así, si quien realiza ventas a través de dicha modalidad se encuentra dentro de alguno de los supuestos señalados en el artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016 como exceptuados de la obligación de facturar, no tendría dicha obligación, siempre que se cumplan las condiciones legalmente establecidas para ello. |
| 8 | ¿Deben los contribuyentes que ejercen la actividad de Transporte de Pasajeros – CIIU 4921 mediante vehículos de su propiedad afiliados o vinculados a empresas de transporte legalmente constituidas facturar? | Tratándose de las personas naturales o jurídicas que prestan el servicio de transporte de pasajeros, el cual no obedece al de transporte público urbano o metropolitano, éstas son obligadas a facturar, existiendo para ellas en la legislación vigente el citado documento equivalente a la factura de venta, denominado: tiquete de transporte de pasajeros. |
| 9 | ¿Las propiedades horizontales deben facturar el cobro de las cuotas de administración? | El artículo 1.3.1.13.5. del Decreto 1625 de 2016 reconoce que las cuotas de administración fijadas por las juntas de copropietarios administradoras de edificios organizados en propiedad horizontal o de condominios son un aporte de capital que deviene de una erogación necesaria causada por la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes del edificio o conjunto. En consecuencia, el pago de la misma no obedece a la prestación de un servicio o venta de un bien por parte de la copropiedad a sus comuneros, sino que en esencial estas se destinan al sostenimiento y funcionamiento de dicha copropiedad.
Por lo tanto, estas cuotas de administración de las propiedades horizontales no generan la obligación de facturar en los términos de los artículos 615 y 616-1 del Estatuto Tributario y del artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016 |
| 10 | ¿Las cuotas de administración que cobra una entidad gremial, apolítica, de derecho privado, de utilidad común, sin ánimo de lucro cuyos fines destinadas a contribuir al desarrollo integral y sostenible e integral y defender los intereses de sus afiliados se deben facturar | Tratándose de una asociación gremial y en estricto sentido, su subsistencia está basada, por regla general, en los aportes que realizan los agremiados, las cuotas de sostenimiento no corresponden a una contraprestación por servicios prestados y/o bienes adquiridos, es decir, no se desprende de una venta o prestación de servicios que derive en la obligación de facturar.
En consecuencia, cuando se alude a los ingresos que estas asociaciones perciben por cuotas de administración y/o de sostenimiento, debe atenderse a su naturaleza y objeto, es decir, debe ser claro a qué se denomina cuotas de administración y si efectivamente no tienen otra finalidad que destinarse al sostenimiento de la agremiación, de tal manera que, si ello es así, no se requiere la expedición de factura por este hecho. |
| 11 | Compra de cartera con descuento | En la operación de factoring, cuando se trata de una venta de un derecho de carácter crediticio y el cobro de una obligación, el factor no vende un bien ni presta un servicio, por lo cual, no estaría obligado a expedir la factura o documento equivalente por esa operación. |
| 12 | Consecuencias de facturar operaciones no sujetas a la expedición de factura de venta | Nótese que en el ordenamiento jurídico vigente en materia de facturación no se restringe o se sanciona la expedición de la factura de venta en casos no exigidos por la norma |
| 13 | ¿Es posible expedir una misma factura a varios destinatarios? | La factura de venta debe expedirse a un único destinatario que no es otro que el adquirente del bien o servicio. |
| 14 | Qué es el RADIAN? | Según lo dispuesto en el parágrafo 3 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario (modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021) y la Resolución DIAN No. 000085 de 20221 establece que en el registro de la factura electrónica de venta considerada título valor – RADIAN se deberán inscribir las facturas de venta como título valor que tengan vocación de circulación en el territorio nacional; es decir, aquellas que serán endosadas electrónicamente. |
| 15 | De acuerdo con el literales b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la factura debe incluir la identificación del vendedor o prestador del servicio; cuando el responsable cambia de razón social puede seguir por un tiempo corto usando su anterior razón comercial? | El cumplimiento de los requisitos de las facturas cuando hay cambio de razón social exige que la factura o documento equivalente deba indicar la razón social del contribuyente obligado a expedirla, por lo que en aquellos casos de modificación de la razón social, debe solicitarse una nueva autorización de facturación que contenga la nueva razón social.
Sin embargo, el “plazo prudencial” debe entenderse como aquel “dentro del cual se actualiza el Registro Único Tributario -RUT, se solicita, y autoriza por la DIAN mediante resolución el nuevo rango de facturación. Cabe resaltar adicionalmente que durante el “plazo prudencial” se puede utilizar la facturación autorizada en forma previa al cambio de razón social, bastando al efecto que “por cualquier medio preimpreso, se indique en la facturación expresamente la razón social actual”, a efectos del cumplimiento del requisito consagrado en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario. |
| 16 | ¿Cuál es el idioma y moneda en el que se debe expedir la factura electrónica de venta? | El sujeto obligado a facturar debe generar la respectiva factura electrónica de venta en su totalidad en idioma y moneda oficial colombiana, esto es, español y peso colombiano, respectivamente. Lo anterior sin perjuicio de que pueda a su vez expresarse la factura electrónica de venta en otros idiomas o monedas complementarios |
| 17 | ¿Es posible anular las facturas por no haber sido pagadas, teniendo en cuenta que esta debe expedirse en el mismo momento en que se realice la operación correspondiente? | La anulación de la factura de venta podrá efectuarse cuando la operación económica que se soporta no se lleva a cabo. Sin embargo, no es posible anular la factura de venta cuando la operación de venta o prestación de servicio se efectúa y no se recibe el pago de la misma. |
| 18 | ¿Es posible anular un tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. cuando el mismo se ha expedido con ocasión de una operación de venta y con posterioridad a dicha operación el adquiriente solicita la expedición de la factura electrónica de venta con el fin de soportar impuestos descontables, costos y deducciones? | Una vez expedido el documento equivalente respecto de una operación realizada, con el lleno de los requisitos legales, puede afirmarse que el vendedor o prestador del servicio cumplió con su obligación.
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En el evento en que el adquiriente realice una operación de compra de bienes y al momento de realizar dicha operación omita exigir la factura electrónica de venta al facturador electrónico y este expida debidamente el correspondiente tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., no está previsto que el sujeto obligado a facturar pueda anular el mencionado documento equivalente para expedir una factura electrónica de venta, pues éste fue expedido con el lleno de los requisitos legales como respaldo de una operación de venta de bienes efectivamente realizada. |
| 19 | Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios | En este sentido, se informa que el citado “Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios”, es considerado documento equivalente a la factura de venta por la normatividad vigente. Por lo cual, su correcta expedición suple la obligación de expedir factura de venta y se considera soporte de costos, deducciones e impuestos descontables de conformidad con lo dispuesto en los artículos 616-1 y 771-2 del Estatuto Tributario, sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos previamente descritos. |